Políticas del Laboratorio de Calibración de Saravia Bravo S.A.S

SARAVIA BRAVO S.A.S., asegura que el personal de calibración no se involucra en actividades que pueda disminuir la confianza en su competencia, imparcialidad, juicio o integridad operativa, para lo cual el personal se compromete a dar cumplimiento al Código de Confidencialidad COD-01-001.

 

El Laboratorio de Calibración ha creado procedimientos, instructivos y métodos de obligatorio cumplimiento, por lo tanto su modificación será avalada por los líderes de proceso y Gerente General, a fin de evitar que el personal de Calibración participe o realice actividades que pudieran degradar la confianza en su competencia técnica, honestidad y responsabilidad, así como en su imparcialidad, buen juicio e integridad en las operaciones que realiza.

 

El personal de Calibración está libre de toda presión indebida, por parte de la gerencia, los clientes y partes interesadas, que pueda afectar sus actividades conforme a los métodos, lo cual esta soportado gracias al análisis de riesgos implementado en la Matriz de Conflictos de Interés MTZ-08-004.

SARAVIA BRAVO S.A.S. garantiza la protección y salvaguarda de la información confidencial de la compañía y sus clientes. Las directrices a seguir para tal fin se relacionan a continuación. Deben ser conocidos, entendidos y aplicados por todo el personal vinculado con la organización:

  • La información contenida en los equipos a calibrar y que son propiedad de los clientes se protege, no se manipula, ni se consulta para otros fines diferentes a la calibración. Así mismo los equipos son manipulados de forma segura siguiendo las directrices del procedimiento P-02-005, a fin de que no se deterioren o desajusten mientras están bajo la custodia de Saravia Bravo S.A.S.
  • Se mantiene la confidencialidad absoluta sobre la información de los clientes, de forma que no sea divulgada a una persona o entidad diferente al cliente y/o al personal autorizado por este. Esto incluye sus datos, la información de los resultados de calibración de sus equipos y la información contenida previamente en sus equipos, relacionada con las mediciones previas realizadas por este.
  • La información relacionada con los clientes, sus datos, pedidos, ofertas y certificados de calibración, es conocida y manejada por el personal responsable de Saravia Bravo S.A.S, directamente relacionado con estos, según lo definido en los perfiles de cargo de la organización.
  • Los Certificados de Calibración, son entregados al cliente y a la persona autorizada por este, únicamente por personal autorizado por el laboratorio de calibración, quien no podrá entregar copias adicionales a terceros o a empleados de la organización.
  • La información manejada por cada empleado se almacena en una carpeta a la cual solamente tiene acceso dicho empleado o según los permisos configurados por el administrador del sistema. Con esto se garantiza la protección de la información confidencial.
  • Todos los empleados deben mantener activo en su equipo las condiciones de seguridad que impidan el acceso de terceros u otros empleados a información confidencial. Por tal motivo debe:
  • Acceder siempre al servidor a través de su usuario y contraseña asignada.
  • Al levantarse de su sitio de trabajo, dejar el equipo bloqueado para su usuario.
  • Ningún empleado comparte, revela o difunde información confidencial relacionada con la compañía y sus clientes a otra entidad o persona que lo requiera, ni para beneficio personal o de otra persona fuera de la organización. La información confidencial solamente será utilizada por el empleado para su fin inicial, no para asuntos, negocios y/o actividades de cualquier otro tipo.
  • Devolver a la organización, en el evento de desvinculación por cualquier causa, toda la información confidencial que tenga en su poder y en cualquier medio.
  • La confidencialidad de la información continua aún después de terminada la vinculación laboral.
  • En el evento de una solicitud de información clasificada como confidencial, en el caso de que lo requiera un órgano judicial competente, se dispondrá a entregar la información solicitada.

Los procesos de Saravia Bravo S.A.S que prestan servicios y/o productos, tienen la responsabilidad única de definir las características del servicio o venta solicitada y cumpliendo con los acuerdos pactados entre procesos para satisfacer al cliente en los requisitos legales (normas) o métodos de calibración. La revisión de los requisitos y su aclaración, si fuese necesaria, se realizan por escrito con el cliente y se establece en la cotización u otro documento que se genere.

  • Todos los servicios de calibración cumplen en razón al tiempo y características específicas del servicio solicitado, según acuerdo con el cliente.
  • Los acuerdos pactados entre procesos se deben respetar cumpliendo con todas y cada una de las características especificadas.

SARAVIA BRAVO S.A.S., determina e implementa sus procedimientos e instructivos de selección y compras, buscando asegurar que todos los servicios y suministros utilizados y  solicitados para la correcta operación y/o comercialización en la organización son los adecuados y cumplen los requisitos propuestos, siendo verificados para su aceptación y recepción por el personal que solicitó el requerimiento. El servicio de calibración solo se realiza con laboratorios competentes.

Todos los proveedores de la compañía cuyo servicio y suministro afecten la calidad de las actividades de Saravia Bravo S.A.S., son evaluados de forma objetiva a través de las herramientas establecidas en el Sistema de Gestión. No se realizan compras a proveedores que no hayan sido evaluados.

 

El Laboratorio de Calibración de SARAVIA BRAVO S.A.S., es consciente del compromiso de la calidad y responsabilidad que asiste para la ejecución de la calibración de Alcoholímetros, conforme a los requisitos específicos asegurando la confiabilidad de los resultados alcanzados. La dirección del laboratorio se compromete a cumplir con la Norma NTC-ISO /IEC 17025 para la implementación, mantenimiento y mejora de la eficacia del sistema de gestión, a través del cual asegura la calidad de sus actividades y buenas prácticas profesionales.

Cuenta con los recursos necesarios para la calibración de los instrumentos recibidos, personal calificado y comprometido con la aplicación de la documentación de la calidad, políticas y procedimientos establecidos en la organización para la satisfacción de los clientes.

El proceso de Gestión se compromete a divulgar las políticas a los grupos de interés.

 

Para SARAVIA BRAVO S.A.S., todo trabajo no conforme relacionado con sus procesos es importante y debe registrarse, analizarse, definirse y tomarse las acciones necesarias en procura de una solución siendo responsable de estas actividades el Líder de proceso involucrado y el Coordinador del Sistema de Gestión quienes evaluarán la criticidad y aceptabilidad del mismo.

 

Se debe registrar un trabajo no conforme, cuando cualquier aspecto definido en el sistema de gestión de la calidad como tal, o el resultado de dichos trabajos, no son conformes con sus propios procedimientos o con los requisitos acordados con el cliente.

 

El trabajo no conforme siempre será atendido de forma inmediata, para lo cual se determina la corrección a partir del momento en el que se realice el análisis respectivo. Se estipula cuando el trabajo no conforme se detecta durante la ejecución de un proceso, se detiene el mismo en caso de que se contemple que así sea necesario y se toman los correctivos que se consideren, incluyendo en algunos casos la notificación al cliente y anulación del mismo, siendo solo el Líder de proceso respectivo el responsable de autorizar el momento en el que se reanude el trabajo.

 

Las partes interesadas podrán detectar un trabajo no conforme e informar al personal de Saravia Bravo S.A.S. y éste registrarlas de acuerdo a las directrices del sistema de gestión de la calidad. Se estipula que cuando la evaluación que se haga por parte del Líder del proceso involucrado y el Coordinador del Sistema de Gestión indique que el trabajo no conforme podría volver a ocurrir o existan dudas sobre el cumplimiento de las operaciones del laboratorio con sus propias políticas y procedimientos, se debe seguir el procedimiento correspondiente de acciones correctivas dados en el sistema de gestión implementado.

SARAVIA BRAVO S.A.S., registrará oportunamente toda queja o reclamo que el cliente presente, estas serán evaluadas y tratadas con imparcialidad, objetividad y se responderá conforme a la evaluación realizada; el proceso de Gestión las centralizará y se responderá siempre por escrito al cliente los resultados de las investigaciones que se desarrollen y/o de las acciones implementadas.

También:

  • Toda queja o reclamo se recibe verbal o escrita por cualquier funcionario y se registra en el formato quejas.
  • Toda queja procedente, activa un trabajo no conforme, una acción correctiva y/o preventiva.
  • Saravia Bravo S.A.S. tendrá en cuenta las sugerencias, recomendaciones y comentarios positivos de los clientes.

Para SARAVIA BRAVO S.A.S., las acciones correctivas y/o preventivas son herramientas de control, mejora y aprendizaje organizacional, por tanto esta política es aplicada para todo el personal, siendo requerido que estas acciones sean analizadas en un periodo no mayor a 15 días, después de detectadas y registradas formalmente por la fuente, tiempo en el cual se deberá identificar y activar el procedimiento respectivo para su ejecución, además de implementar las acciones respectivas a que tenga lugar.

Todas las acciones correctivas y/o preventivas identificadas, serán avaladas, verificadas y tendrán su respectivo seguimiento por el Líder del proceso respectivo y/o el Coordinador del Sistema de Gestión.

 

SARAVIA BRAVO S.A.S. Está comprometida con el desarrollo de la competencia de su personal, a través de los Líderes de los Procesos y el Gerente General, por lo tanto se deben seguir como mínimo las siguientes directrices:

  • Todo el personal de Saravia Bravo S.A.S. será capacitado en todas las actividades y documentos del Sistema de Gestión relacionados con su trabajo.
  • El personal del Laboratorio de Calibración de la organización debe ser capacitado o retroalimentado en mínimo un tema relacionado con su área de trabajo por lo menos una vez al año.
  • El personal que recibe capacitaciones brindadas por entidades externas, realizará retroalimentación en la medida que los recursos de la entidad lo permitan, al personal interno que corresponda.
  • Toda capacitación que se realice en Saravia Bravo S.A.S será el resultado de una acción correctiva, preventiva y/o de mejora siendo el mecanismo implementado para estas actividades el único válido para la medición de eficacia respectiva.
  • Toda capacitación interna que se dicte al personal, deberá ser registrada y evaluada. En el caso de capacitación externa será suficiente la presentación de una respectiva certificación emitida por la entidad proveedora del servicio.