Políticas del Laboratorio de Calibración de Saravia Bravo S.A.S

POLITICA DE CONFIANZA Y COMPETENCIA

SARAVIA BRAVO S.A.S., asegura  que el personal de calibración no se involucra en actividades que pueda disminuir la confianza en su competencia, imparcialidad, juicio o integridad operativa, para lo cual el personal se compromete a dar cumplimiento al Código de Confidencialidad COD-01-001.

El Laboratorio de Calibración ha creado procedimientos, instructivos y métodos de obligatorio cumplimiento,  por lo tanto su modificación será avalada por el comité de calidad, a fin de evitar que el personal de Calibración participe o realice actividades que pudieran degradar la confianza en su competencia técnica, honesta y responsable.

El personal de Calibración está libre de toda presión indebida (Gerencia, cliente y partes interesadas), que pueda afectar sus actividades conforme a los métodos.

Si Saravia Bravo S.A.S. decide incursionar en nuevas líneas de negocio que puedan afectar la integridad, imparcialidad del laboratorio de calibración, la junta directiva con el respaldo del comité técnico aprueba el inicio de estas líneas solo cuando se asegure que se ha evaluado y mitigado de manera eficaz los posibles conflictos de intereses que puedan afectar la calidad de los resultados de la calibración.

POLÍTICA PARA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

SARAVIA BRAVO S.A.S. garantiza la protección y salvaguarda de la información confidencial de la compañía y sus clientes. Las directrices a seguir para tal fin se relacionan a continuación. Deben ser conocidos, entendidos y aplicados por todo el personal vinculado con la organización:

  • La información contenida en los equipos a calibrar y que son propiedad de los clientes se protege, no se manipula, ni se consulta para otros fines diferentes a la calibración. Así mismo los equipos son manipulados de forma segura siguiendo las directrices del procedimiento P-02-005, a fin de que no se deterioren o desajusten mientras están bajo la custodia de Saravia Bravo S.A.S.
  • Se mantiene la confidencialidad absoluta sobre la información de los clientes, de forma que no sea divulgada a una persona o entidad diferente al cliente y/o al personal autorizado por este. Esto incluye sus datos, la información de los resultados de calibración de sus equipos y la información contenida previamente en sus equipos, relacionada con las mediciones previas realizadas por este.
  • La información relacionada con los clientes, sus datos, pedidos, ofertas y certificados de calibración, es conocida y manejada por el personal responsable de Saravia Bravo S.A.S, directamente relacionado con estos, según lo definido en los perfiles de cargo de la organización.
  • Los Certificados de Calibración, son entregados al cliente y a la persona autorizada por este, únicamente por personal autorizado por el laboratorio de calibración, quien no podrá entregar copias adicionales a terceros o a empleados de la organización.
  • La información manejada por cada empleado se almacena en una carpeta a la cual solamente tiene acceso dicho empleado o según los permisos configurados por el administrador del sistema. Con esto se garantiza la protección de la información confidencial.
  • Todos los empleados deben mantener activo en su equipo las condiciones de seguridad que impidan el acceso de terceros u otros empleados a información confidencial. Por tal motivo debe:
  • Acceder siempre al servidor a través de su usuario y contraseña asignada.
  • Al levantarse de su sitio de trabajo, dejar el equipo bloqueado para su usuario.
  • Ningún empleado comparte, revela o difunde información confidencial relacionada con la compañía y sus clientes a otra entidad o persona que lo requiera, ni para beneficio personal o de otra persona fuera de la organización. La información confidencial solamente será utilizada por el empleado para su fin inicial, no para asuntos, negocios y/o actividades de cualquier otro tipo.
  • Devolver a la organización, en el evento de desvinculación por cualquier causa, toda la información confidencial que tenga en su poder y en cualquier medio.
  • La confidencialidad de la información continua aún después de terminada la vinculación laboral.
  • En el evento de una solicitud de información clasificada como confidencial, en el caso de que lo requiera un órgano judicial competente, se dispondrá a entregar la información solicitada.

POLITICA COMERCIAL

Los procesos de Saravia Bravo S.A.S que prestan servicios y/o productos, tienen la responsabilidad única de definir las características del servicio o venta solicitada y cumpliendo con los acuerdos pactados entre procesos para satisfacer al cliente en los requisitos legales (normas) o métodos de calibración. La revisión de los requisitos y su aclaración, si fuese necesaria, se realizan por escrito con el cliente y se establece en la cotización u otro documento que se genere.

  • Todos los servicios de calibración cumplen en razón al tiempo y características específicas del servicio solicitado, según acuerdo con el cliente.
  • Los acuerdos pactados entre procesos se deben respetar cumpliendo con todas y cada una de las características especificadas.

POLITICA DE COMPRAS

SARAVIA BRAVO S.A.S. Determina e implementa sus Procedimientos e Instructivos de Compras, con el fin de asegurar que todos los insumos, elementos, equipos y demás recursos a adquirir que son solicitados para la correcta operación y/o comercialización de la organización son los adecuados y cumplen los requisitos de calidad esperados.

Todos los proveedores de la compañía son evaluados de forma objetiva a través de las herramientas establecidas en el Sistema de Gestión. No se realizan compras a proveedores que no hayan sido evaluados.

Todos los recursos comprados deben ser inspeccionados y verificados detalladamente para su aceptación y recepción, por el personal que solicito el requerimiento. El servicio de calibración solo se realiza con laboratorios competentes.

POLITICA DE GESTIÓN

El Laboratorio de Calibración de SARAVIA BRAVO S.A.S., es consciente del compromiso de la calidad y responsabilidad que asiste para la ejecución de la calibración de Alcoholímetros, conforme a los requisitos específicos asegurando la confiabilidad de los resultados alcanzados. La dirección del laboratorio se compromete a cumplir con la Norma NTC-ISO /IEC 17025 para la implementación, mantenimiento y mejora de la eficacia del sistema de gestión, a través del cual asegura la calidad de sus actividades y buenas prácticas profesionales.

Cuenta con los recursos necesarios para la calibración de los instrumentos recibidos, personal calificado y comprometido con la aplicación de la documentación de la calidad, políticas y procedimientos establecidos en la organización para la satisfacción de los clientes.

El proceso de Gestión se compromete a divulgar las políticas a los grupos de interés.

POLITICA PARA EVENTOS NO CONFORMES

Para SARAVIA BRAVO S.A.S., todo evento no conforme relacionado con alguno de los procesos es importante y debe registrarse, analizarse y tratarse. La responsabilidad sobre la evaluación y tratamiento de los trabajos no conformes reales y potenciales recae sobre los Líderes de Procesos.

Cuando se establezca que un evento no conforme afecta los resultados de los trabajos entregados a un cliente, se realiza comité de calidad  y se determinan las acciones (Las acciones inmediatas deben resolverse como máximo en 3 días). Si la no conformidad se detecta durante la ejecución de un proceso se detiene y se toma los correctivos.

POLITICA DE QUEJAS

Saravia Bravo S.A.S., registrará oportunamente toda queja, petición o reclamo que el cliente presente, estas serán evaluadas y tratadas con imparcialidad, objetividad y se responderá conforme a la evaluación realizada; el proceso de Gestión las centralizará y se responderá siempre por escrito al cliente los resultados de las investigaciones que se desarrollen y/o de las acciones implementadas.

También:

  • Toda queja, petición o reclamo se recibe verbal o escrita por cualquier funcionario y se registra en el formato quejas.
  • Toda queja procedente, activa el procedimiento de una acción correctiva.
  • Toda queja no procedente, es fuente del procedimiento de acción preventiva.
  • Saravia Bravo S.A.S. tendrá en cuenta las sugerencias, recomendaciones y comentarios positivos de los clientes.

POLITICA DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Para SARAVIA BRAVO S.A.S. las acciones correctivas y preventivas son herramientas reales de control, mejora y aprendizaje organizacional, por tal motivo es aplicado por todo el personal.

Cualquier evento no conforme que según los procedimientos establecidos ameriten la definición de una Acción correctiva o Preventiva, deberán ser tratados dentro 8 días a 10 días para implementar las respectivas acciones.

Los Líderes de procesos deberán notificar al proceso de Gestión cada tres meses, acciones preventivas correspondientes a sus procesos.

Los planes de acción para las Acciones Correctivas y Preventivas deben incluir siempre cambios en la documentación del Sistema de Gestión y las actividades de difusión y seguimiento posterior. Todas las Acciones Correctivas y Preventivas identificadas en SARAVIA BRAVO S.A.S. serán avaladas, verificadas y tendrán su respectivo seguimiento por el Coordinador del Sistema de Gestión, para asegurar su eficacia.

POLITICA DE IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE FORMACIÓN DEL PERSONAL

SARAVIA BRAVO S.A.S. Está comprometida con el desarrollo de la competencia de su personal, a través de los Líderes de los Procesos y el Gerente General, por lo tanto se deben seguir como mínimo las siguientes directrices:

  • Todo el personal de Saravia Bravo S.A.S. será capacitado en todas las actividades y documentos del Sistema de Gestión relacionados con su trabajo.
  • El personal del Laboratorio de Calibración de la organización debe ser capacitado o retroalimentado en mínimo un tema relacionado con su área de trabajo por lo menos una vez al año.
  • El personal que recibe capacitaciones brindadas por entidades externas, realizará retroalimentación en la medida que los recursos de la entidad lo permitan, al personal interno que corresponda.
  • Toda capacitación que se realice en Saravia Bravo S.A.S será el resultado de una acción correctiva, preventiva y/o de mejora siendo el mecanismo implementado para estas actividades el único válido para la medición de eficacia respectiva.
  • Toda capacitación interna que se dicte al personal, deberá ser registrada y evaluada. En el caso de capacitación externa será suficiente la presentación de una respectiva certificación emitida por la entidad proveedora del servicio.